MMC KOBAR - Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) menyebutkan bahwa dalam penerapan e-government, proses adminsitrasi perkantoran pemerintahan modern sudah harus menggunakan tata naskah sistem administrasi perkantoran berbasis aplikasi.
Hal ini dikatakan Kepala Dinas Komunikasi Informatika Statistik dan Persandian (Diskominfo) Kabupaten Kotawaringin Barat (Kobar) Rody Iskandar usai membuka kegiatan sosialisasi sistem administrasi perkantoran maya (SiMAYA), Kamis (25/10) yang digelar Diskominfo Kobar di Hotel Arsela, Pangkalan Bun.
“Aplikasi SiMAYA adalah aplikasi tata naskah dinas secara elektronik dari Kementerian Kominfo. Selama ini surat menyurat di masing-masing SKPD masih secara manual, nantinya kegiatan surat menyurat itu akan dilakukan secara elektronik menggunakan aplikasi ini,” kata Rody.
Banyak manfaat dari penggunaan aplikasi ini, kata Rody melanjutkan, secara bertahap setiap SKPD akan beralih dari proses administrasi tata naskah manual ke tata naskah elektronik. Dengan peralihan itu dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses kerja.
“Selama ini surat menyurat yang dilakukan SKPD masih secara manual dan sering mengalami beberapa kendala, seperti kadang kesulitan untuk menelusuri apakah surat itu sudah dikirim, apakah sudah diarsipkan, dan kesulitan untuk mencari arsip surat, apakah masih tersedia atau tidak. Dengan menggunakan aplikasi ini akan memberikan manfaat yang bisa dirasakan nantinya, misalnya sistem pengarsipan menjadi lebih hemat, waktu yang digunakan juga bisa lebih singkat, penelusuran berkas-berkas bisa semangkin cepat, dan disamping itu juga ada efisiensi dari anggaran,” jelas Rody.
Aplikasi ini rencananya mulai digunakan pada awal tahun 2019, tambah Rody, aplikasi tata naskah elektronik berbagi pakai ini juga bakal menjadi satu persayaratan mutlak dalam penilaian SPBE nantinya. Untuk itu, pihaknya akan memberikan bimbingan teknis penggunaan aplikasi tersebut diawal tahun 2019.
“Aplikasi ini, Insya Allah, akan kita coba secara bertahap dan berharap ini diinisiasi dan dilaksanakan oleh semua SKPD. Kedepan setelah acara sosialisasi ini, diawal tahun 2019 kita akan melaksankan bimtek ke semua SKPD,” imbuhnya.
Ditempat yang sama, Kasubdit Layanan Aplikasi Informatika Pemerintahan Daerah Kementerian Kominfo, Hasyim Gautama, sebagai narasumber mengatakan bahwa sosialisasi ini juga dimaksudkan untuk mengenalkan aplikasi SiMAYA kepada pemerintah daerah agar tahu bagaimana aplikasi ini bisa memberikan manfaat dalam proses administrasi pemerintahan guna mempercepat komunikasi internal.
“Aplikasi SiMAYA ini, aplikasi yang digunakan untuk komunikasi internal. Jadi disposisi, surat menyurat internal terutama dari pimpinan daerah kepada semua staf di pemerintahan daerah bisa tercatat dengan rapi secara elektronik, bisa diakses dimana saja dan bisa digunakan kapan saja, sehingga tidak ada lagi antrian bahkan dokumen hilang dan lainnya. Pokoknya akan lebih cepat, efektif dan efisien,” katanya.
Hasyim melanjutkan, dari sisi anggaran dengan digunakannya aplikasi ini juga akan memberikan efisiensi anggaran. “Tidak perlu lagi mengcopy di kertas, bisa langsung menggunakan SiMAYA dan secara elektronik bisa diterima oleh penerima tanpa harus nge-print, tanpa harus menghabiskan biaya kertas, tinta printer dan sebagainya,” ujarnya.
Hasyim pun mengatakan bahwa pemerintah daerah wajib menggunakan aplikasi tata naskah dinas secara elektronik. Hal ini terkait dengan Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE yang baru saja keluar dua minggu lalu. Disebutkannya pula bahwa aplikasi SiMAYA ini juga sudah digunakan oleh beberapa kementerian/lembaga, pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota di seluruh Indonesia.
“Kewajiban sekarang ini, sudah wajib menggunakan aplikasi itu terkait dengan perpres tersebut. SiMAYA sudah dipakai sekitar 300 lebih, baik di kementerian/lembaga, pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota di seluruh Indonesia. Untuk usernya kita sudah mencatat sekitar 30 ribuan lebih yang menggunakan aplikasi SiMAYA ini,” jelasnya. (Humas Diskominfo Kobar)